Legalizarea documentului constă în efectuarea unor anumite proceduri formale în scopul asigurării puterii juridice a acestuia pe teritoriul altui stat.
Scopul final al procedurii de legalizare a documentului eliberat pe teritoriul unui stat este posibilitatea de a-l prezenta către organele și/sau organizațiilor oficiale ale altui stat. Spunând mai simplu: legalizarea este necesară pentru ca procura dvs. emisă, de exemplu, în Spania, să fie valabilă pe teritoriul unei alte țări. Esența legalizării constă în confirmarea împuternicirilor, autenticității semnăturii, ștampilei sau sigiliului funcționarului care a emis documentul.
Apostila se poate aplica pe actele notariale în original, pe copiile legalizate notarial şi pe traducerile legalizate. Indiferent ca se apostilează o copie legalizata notarial sau o traducere legalizată, originalul actului trebuie sa fie emis de autorităţi din Republica Moldova.
Apostila este o ștampilă internațională, care confirmă legalitatea unui anumit document. Se aplică pe documentul însuși sau anexat la acesta, pe originalul sau copia notarială a documentului.
Vom încerca că explicăm ce este apostila și necesitatea acesteia. Aproape toate documentele solicitate în străinătate neapărat trebuie traduse și legalizate. În anul 1961 a fost adoptată Convenția de la Haga, care a desființat procedura legalizării consulare, ceea ce a simplificat foarte mult procesul de asigurare a puterii juridice unui document prin aplicarea pe el a apostilei. De atunci, toate țările care au aderat la acest acord, pot legaliza actele în acest mod. Cu alte cuvinte, apostila este o confirmare a autenticității documentului, precum și confirmarea faptului că persoana care a semnat acest document a avut toate împuternicirile necesare de a o face.
Perioada de eliberare a apostilei este de 3 zile sau 5 zile. Totodata mentionam ca sunt documente care se percepe taxa pentru 3 zile dar apostilarea poate dura de la 5 la 10 zile. (ca exemplu hotaririle de judecata).
Un singur act tradus si legalizat poate avea de la 2 la 3 apostile.
In cazul in care atasam originalul documentului de traducere (ex: cazier judiciar, certificate cu destinatie unica) atunci rezulta 2 apostile necesare: una care sa confirme semnatura si stampila functionarului care a eliberat si semnat documentul si a doua pentru a confirma semnatura traducatorului autorizat.
In cazul in care documentul original din diferite motive nu poate fi atasat de traducere atunci se face o copie autentificata notarial care este cusuta de traducere. In acest caz vom avea de aplicat 3 apostile. 1 pentru originalul documentului, 1 pentru copia legalizata de notar, 1 pentru legalizarea semnaturii traducatorului.